10 cách giúp quản lý nhóm để đạt năng suất cao hơn cho tổ chức

myltt

Member
10 cách giúp quản lý nhóm để đạt năng suất cao hơn cho tổ chức




Bài viết này là một phần của sáng kiến MIT SMR về khám phá cách thức công nghệ định hình lại lĩnh vực quản lý.

Mục tiêu điều hành quan trọng trong hầu hết các công ty lớn là nâng cao hiệu suất và hiệu quả. Một cách để nâng cao hiệu quả của các dự án là giảm kích thước các nhóm được huy động để giải quyết chúng.

Các nhóm nhỏ hơn hoạt động nhanh hơn, lặp lại ở tần suất cao hơn và mang đến đổi mới nhiều hơn cho công ty. Khi Facebook mua lại WhatsApp với giá 19 tỷ đô la, 32 kỹ sư của công ty đã tạo ra một nền tảng được sử dụng bởi 450 triệu người dùng. Volkswagen Golf GTI, một trong những hatchback nổi tiếng bán chạy nhất trong lịch sử, được tạo ra bởi một nhóm 8 người. Jeff Bezos lập ra "quy tắc 2 bánh pizza" nổi tiếng trong những ngày đầu của Amazon. Nguyên tắc của ông là bất kỳ nhóm nào không dùng bữa đủ với 2 chiếc pizza là quá lớn.

Về lý thuyết, khá dễ hiểu làm thế nào để một nhóm nhỏ hơn có thể có làm việc hiệu quả hơn, chẵng hạn như giao tiếp dễ dàng hơn và ra quyết định nhanh hơn. Nhưng thực tế, làm thế nào các nhà quản lý có thể tận dụng kỹ thuật này trong các tổ chức lớn?

1. Biến vấn đề lớn thành các vấn đề nhỏ hơn
Việc thành lập nhóm theo nguyên tắc 2 bánh pizza đặc biệt khó khăn với các chương trình đang được thực hiện trong các tổ chức lớn có xu hướng phát triển theo thời gian. Hiệu ứng tăng trưởng này được nhân rộng khi kích thước của dự án và nhóm hỗ trợ nó phát triển. Các thành viên mới trong nhóm mang lại những mục tiêu mới phải được đưa vào dự án (và dĩ nhiên, không có gì bị loại bỏ).

Một cách để kiểm soát việc tăng khối lượng tự nhiên này là chia nhỏ dự án từ đầu thành các vấn đề riêng biệt, một nhóm nhỏ sẽ dễ dàng tiếp nhận và làm việc tốt. Một cách khác để thu nhỏ hơn mà không thực sự thu hẹp tổ chức là chia nhỏ khả năng kinh doanh thành các đơn vị tổ chức tập trung, mỗi đơn vị có nhiệm vụ rõ ràng để cung cấp cho công ty một bộ dịch vụ riêng biệt được xác định rõ. Sau đó, cử người phụ trách và trao cho họ trách nhiệm và thẩm quyền để hoàn thành công việc.

2. Đảm bảo không có thành viên nào trong nhóm là không thể thay thế
Một trong những thực trạng của nhiều tổ chức lớn là chỉ có một vài nhân viên may mắn được làm việc với cùng một vấn đề duy nhất. Khi một thành viên quan trọng của một nhóm làm việc đồng thời với tư cách là một thành viên của 6 nhóm khác nhau, việc bàn giao các mốc quan trọng chắc chắn bị ảnh hưởng. Chỉ việc theo dõi lịch cá nhân của người đó thôi cũng trở nên khó khăn.

Điều quan trọng là phải chủ động sắp xếp, tránh những người “không thể thay thế” vào các dự án mang tính chất thay đổi và chuyển đổi. Các quyết định quan trọng được đưa ra chỉ bởi một mệnh lệnh duy nhất cho tất cả mọi người, có thể sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Kết quả là các dự án và sự đổi mới tiến triển với tốc độ chậm hơn và hoạt động với rủi ro cao hơn. Các nhóm nhỏ cho phép bạn thực hiện các bước dễ dàng hơn cho việc đào tạo chéo như một cách để quản lý rủi ro này.

3. Áp dụng các Quyết Định Một Bước
Các nhóm lớn rõ ràng là cần nhiều bước để đưa ra hầu hết các quyết định. Việc sắp xếp lịch thường mất thời gian nhất là khi bạn sắp xếp một cuộc họp trực tiếp (hoặc qua cuộc gọi hội đàm), có người chưa đọc tài liệu cần thiết, và một số khác sẽ tham dự thay cho những người ra quyết định quan trọng không thể sắp xếp thời gian. Các cuộc họp đó hiếm khi đưa ra được quyết định - và thường sẽ dẫn đến các cuộc họp bổ sung. Một nhóm nhỏ có thể hạn chế các vấn đề này dễ dàng hơn nhiều.

Ngay lúc đầu thành lập nhóm, hãy dành thời gian để xác định các loại quyết định nào mà mỗi thành viên trong nhóm có thể tự quyết, loại quyết định nào mà nhóm có thể thực hiện với sự đồng thuận và những quyết định nào cần phải có chỉ đạo từ cấp cao. Sau đó, cố gắng hết mình để thúc đẩy việc đưa quyết định tới nhóm bằng cách xác định những chỉ dẫn rất rõ ràng, mang lại quyền sở hữu và trách nhiệm cho nhóm.

4. Xây dựng niềm tin
Niềm tin là thứ có tác động mạnh mẽ nhất đối với một nhóm, giúp tăng tốc độ tiến bộ, cải thiện chất lượng và giảm rủi ro thực hiện. Tuy nhiên, niềm tin không tự nhiên đến, mà cần phải được xây dựng và vun đắp. Các nhóm nhỏ hơn cho phép người quản lý dành nhiều thời gian hơn cho mỗi cá nhân, tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu và mục tiêu nghề nghiệp của họ. Người quản lý có thể xây dựng các nhiệm vụ theo cách củng cố các thế mạnh tự nhiên của nhóm, cho phép các thành viên trong nhóm thể hiện năng lực của mình và xây dựng niềm tin. Các thành viên trong nhóm cũng xây dựng niềm tin thông qua các tương tác liên tục khi họ phát hiện và giải quyết các vấn đề cùng nhau.

Một nhóm hoạt động thành công luôn có các hoạt động vui chơi ngoài giờ làm việc. Đôi khi niềm tin được xây dựng khi cả nhóm cùng chơi bowling, bắn súng sơn, bóng rổ, hay chỉ qua việc cùng thưởng thức món ăn ngon.

5. Giảm tính hình thức khi chia sẻ thông tin
Thuyết trình là một công cụ tuyệt vời để truyền đạt các ý tưởng phức tạp. Đồng thời cũng ngốn rất nhiều thời gian của nhóm. Bằng cách chuyển sang các nhóm nhỏ hơn, tập trung hơn sẽ giúp giảm bớt yêu cầu trình bày trang trọng thường thấy trong các buổi thuyết trình.

Một nhóm nhỏ, tập trung có thể dễ dàng thay thế phần thuyết trình trang trọng bằng phần trình bày trên bảng trắng, bằng biểu đồ theo tiến trình thời gian thực. Nếu nhóm không ở cùng địa điểm, có nhiều công cụ như Slack, Microsoft Teams và Symphony. Hai cách này mang đến kết quả như nhau: nhóm liên kết hơn và đưa ra giải pháp nhanh hơn.

6. Tăng tính rõ ràng (và trách nhiệm)
Trong một nhóm lớn, nhân viên dễ dàng trốn việc. Khi khối lượng công việc được phân công cho nhiều người, rất dễ để đẩy phần việc nặng cho người khác. Chúng ta đều đã từng làm việc trong nhóm mà không ai thực sự biết một số thành viên khác đang làm gì.

Trong các nhóm nhỏ, trốn việc là gần như không thể. Việc thiếu sự đóng góp ngay lập tức bị chú ý và những người không đóng góp thúc đẩy công việc tiến triển sẽ bị loại ra khỏi nhóm dễ dàng hơn vì có bằng chứng trực tiếp rằng họ không tạo thêm giá trị.

7. Giới hạn các cuộc họp đồng bộ không cần thiết
Mặc dù rõ ràng là không thể loại bỏ hoàn toàn các cuộc gọi hội nghị, sự phổ biến của những nền tảng cộng tác như Slack, tin nhắn nhanh và gọi video hội nghị trên máy tính cho phép các nhóm có thể giao tiếp theo nhiều cách không xoay quanh các cuộc gọi hội nghị thông thường với tất cả những khó khăn cố hữu của nó.

Các nhóm nhỏ có thể tránh các cuộc gọi hội nghị vì họ giao tiếp thường xuyên, thông qua nhiều kênh, cả online và offline. Các nhóm lớn gần như không tương tác nhiều như vậy và do đó cần bắt kịp thường xuyên để đồng bộ hóa lại các mục tiêu và đảm bảo thông tin đang được chia sẻ hiệu quả.

8. Tiết kiệm thời gian trong quá trình theo dõi dự án

Một người quản lý dự án hiệu quả tạo danh sách các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, giảm thiểu những cản trở khi chúng đe dọa và gây ảnh hưởng xấu đến quá trình làm việc.

Với việc áp dụng rộng rãi các công cụ như Slack và Jira, nhu cầu một người đóng vai trò tổng hợp tiến độ nhanh chóng kết thúc bởi vì các nền tảng này có chức năng tự động theo dõi. Điều này thậm chí còn được thấy rõ hơn trong các nhóm nhỏ, khi tất cả thành viên đều giao tiếp thường xuyên, biết nhiệm vụ của nhau và những việc cần làm để luôn đi đúng hướng.

9. Làm việc dễ dàng hơn với các nhóm khác
Khi bạn chia nhỏ những dự án thành các khối mà các nhóm nhỏ hơn có thể giải quyết, tương tác giữa các nhóm phụ thuộc lẫn nhau trở nên quan trọng. Thông thường khi một nhóm làm việc không ăn ý, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm bị mất đi và sẽ có sự sai lệch thời gian thực hiện công việc.

Điều quan trọng là phải tạo ra “hợp đồng” giữa các nhóm thể hiện rõ ràng nhiệm vụ cá nhân của họ, chỉ ra rõ cách họ sẽ tương tác và xác định những gì họ có thể dựa vào nhau để cung cấp và vào lúc nào. Việc tập trung vào quản lý sự phụ thuộc một cách rõ ràng và súc tích làm tăng tính minh bạch, trong khi vẫn đảm bảo rằng mỗi nhóm có thể tập trung vào việc đạt được các mục tiêu cụ thể đã được giao.

10. Nắm bắt công nghệ nhanh hơn và hiệu quả hơn
Các nhóm kinh doanh nhỏ hơn, được toàn quyền kiểm soát cách làm của mình, bắt đầu tìm ra cách tận dụng công nghệ để cải thiện thế giới mà họ đang nắm trong tay nhanh hơn - đặc biệt là khi bạn trao cho họ nhiều quyền kiểm soát hơn cho các công nghệ đang hỗ trợ họ.

Để thực hiện điều này, các công ty cần quyết định những công nghệ nào thuộc nhóm cần được quản lý tập trung và phi tập trung, để thuận tiện trao quyền kiểm soát giúp nhóm làm việc với khách hàng và đồng nghiệp khác tốt hơn. Các cải tiến cũng cần phải được thực hiện trong quá trình đánh giá và phê duyệt việc sử dụng các công nghệ tiên tiến, vì đây thường là điểm gây cản trở trong các tổ chức lớn.

Sự nổi lên của máy học như một công cụ kinh doanh quan trọng là ví dụ cho thấy công nghệ đang mang khả năng phân tích tinh tế đến các nhóm nhỏ trong doanh nghiệp. Trong khi vẫn còn khó để đạt được điều này hoàn toàn, khả năng phân phối công nghệ một cách cân bằng, phù hợp, hỗ trợ các nhóm thực hiện sẽ dẫn đến sự gia tăng đổi mới và tăng tốc trong việc đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
Theo Sloanreview
 

Agile Project Management

Agile/Scrum

IT Management Professional

Information Technology Management Professional

Facebook

VietPMP Worldwide

vietpmp worldwide counters
Top